למוח האנושי יש 3 תהליכים:

מנועי המסר כן עוזרים בזה

1. קליטה (של אינפורמציה, סביבה וכד'). מנועי המסר לא עוזרים לקליטה.

2. קידוד (אני מוודאת שהכנסתי את הנתונים למגירות הנכונות). מנועי המסר כן עוזרים בקידוד.

3. שליפה – במידה וקודדתי נכון, מנועי המסר עצמם יעזרו בשליפה של הנתונים.

שאלה קשה/עוינת

יש הבדל בין שאלה קשה לשאלה עוינת:

קהל תוקף את המסר – שאלה קשה, רוצה לקדם את הדיון ומטרתה לקרוא תיגר על המסר.

קהל תוקף את המוסר – שאלה עוינת, לא רוצה לקדם את הדיון ומטרתה לפגוע במוסר עצמו.

שאלות הן לרוב הזדמנויות אך חשוב להשתמש בהן כך. רוב השאלות הן בגדר קשות ולא עוינות. ההבחנה העיקרית היא להבין מי הותקף – המסר או המוסר.

כיצד מתמודדים עם שאלה קשה: כדאי ללמוד טוב את הנושא ולהקיף אותו. צריכה תמיד להיות תשובה אפשרית בכיס. ההתמודדות צריכה להיעשות ע"י התכוננות מראש, אך לעיתים לא יודעים לאן מכוון הנושא אז עדיף להשתמש איכשהו בבן האדם השואל כדי לדלות ממנו מידע, ואם הוא "עוזר" כדאי להשתמש בזה, ואם לא דליתי ממנו מידע ומדובר בתחום שאני לא מבינה בו אז עדיף גם להגיד שלא מדובר בתחום עיסוקי ולציין כי אחזיר תשובה אח"כ, אך חשוב באמת לבדוק ולא "למרוח" את הזמן של השואל. לעיתים כדאי להעביר את השאלה לרמת המאקרו/ מיקרו ואף להשתמש באנלוגיות. חשוב לזכור שעובדות ונתונים אינם זהים, לעיתים כדאי למקד את השואל בנוגע לשאלה עצמה. לעיתים שואלים שאלה שהיא איננה בגדר שאלה אלא אמירה: "למה הקורס הוא נקודת זכות אחת בלבד?" במקרה כזה עדיף להגיד לשואל כי הוא צודק.

כיצד מתמודדים עם שאלה עוינת: במצב של שאלה עוינת כדאי להתקרב לכיוון השואל (לא להתקרב מדי) בשביל להראות במסר בלתי מילולי שהמוסר לא נלחץ. עדיף גם לשאול לשמו של השואל (במידה וזהותו איננה ידועה בשלב זה). במידה והשואל לא עונה על זהותו, הקהל כבר מבין שהוא עוין ואיננו ענייני, כך המוסר למעשה "מחזיר" לעצמו את מעמדו. אם השואל עונה על זהותו, הוא צריך "לנקות" את השאלה עצמה ועל המוסר לנתח אותה. במידה והשואל מתעכב על הניסוח העוין, הקהל כבר יבין כי השואל איננו מעוניין בקידום הדיון.

מצגת ככלי לקבלת החלטות

המציאות דינמית וצריך לקבל החלטות כשיש קצת משאבים והמון חלופות ולמקבל החלטות יש יותר מדי מידע ומעט מדי ידע. אז מצגת עוזרת להבין שהמוסר הוא נכס ולא נטל, שהוא מייעל את הפגישה ואף יוצר הרגשה שיוצא ממנה משהו. חשוב להבין מה מטרת מקבל ההחלטה, במידה ולא מכירים/ יודעים מה מטרת הישיבה יש בעיה למוסר. חשוב שלא יהיה יותר מדי מלל במצגת כי זה יראה שאני לא יודעת להבחין בין עיקר לטפל.

במצגת יהיה את מבנה המסר – זמן חסד, פתיחה (כאשר מטרתה היא יצירת ערך ותיאום ציפיות), גוף המצגת וסיכום המצגת (אפשר להכניס שקופית סמויה במצב של "מצוקה").

  • פתיחה –
  • היעד = הערך בפתיחה. היעדים צריכים להיות: זמן, כמות, בהירות. לדוגמא: הגדלת כמות המכירות איננו יעד טוב משום שאין בהירות, אין כמות ואין זמן מוגדר. היעד צריך להיות ברור לכולם. למשל ג'נרל מוטורס הגדירו שהם צריכים להיות במקום הראשון בשוק. הגיע יועץ ארגוני ושאל אותם כיצד מגדירים שוק? בעצם שאלה זו שברה את האסטרטגיה שלהם.
  • המלצות = התיאום ציפיות בפתיחה. חשוב להגיד אותן על ההתחלה- מה בעצם אני בא להגיד?
  • גוף ההרצאה – יש להכניס הנחות יסוד ומידע תומך. הנחת יסוד היא הקשר בין היעדים להמלצות. מידע תומך בא לתמוך בהמלצות עצמן. יש להציג את המידע התומך על-פי סדר החשיבות/עדיפות.

בסוף ההרצאה (עדיין בשלב הגוף) יש לציין מהן מנגנוני הבקרה. זה חשוב בכל תהליך כי זה מעין תחנת ביקורת, וככה גם אפשר להבין שיש מקומות יציאה אם צריך.

  • שלב הסיכום – יש להציג שוב את היעדים וההמלצות.

מצגת קבוצתית

מצגת קבוצתית מדברת על הצורך בשיתוף פעולה בין מוסרים כדי שהמסר וגם המוסרים יתקבלו וכך יוכלו לבסס את מעמדם. במצגת קבוצתית מאוד חשוב להראות כי מדובר בקבוצה.

המצגת צריכה להיות מחולקת לשלושה שלבים:

  1. לפני המצגת: כדאי מאוד להתכונן לפני ולהציג את המטרות האישיות: לעיתים המטרה של אחד היא שונה משל אחר- כדאי לשים על השולחן את הדברים.

מטרות קבוצתיות:  צריך להגדיר מצב כהצלחה ומצב אחר ככישלון, כך קל יותר לשייר קו עם חברי הקבוצה. חשוב גם לענות על שאלות כגון מי יענה ועל איזה שאלה, איזה תחום כל אחד לוקח על עצמו בנושא הספציפי וכדומה.

  • בזמן המצגת: חשוב לא לחדד את דבריהם של המציגים יותר מדי בגלל שלאחר פעם אחת מדובר בהפחתת מעמדם של שאר המציגים שחוזקו דבריהם.
  • אחרי המצגת: המצגת מסתיימת כאשר יוצאים כבר לגמרי ממקום ההצגה. לפני שיוצאים לגמרי, מומלץ לחזק את המשתתפים (בצורה קונקרטית). אם יש פידבק שלילי אז עדיף לעשות אותו יום למחרת (בפגישת מסקנות- לא יותר מדי זמן לאחר המצגת).

עבודת הצוות חשובה, אך הנראות כצוות חשוב יותר. במצב של אי-הסכמה כדאי גם להאדיר את חבר הצוות שאיננו מסכים איתי אולם בעדינות, כי כך מי שצופה בנו רואה כי יש הסכמה וגם אי הסכמה אך בצורה מידתית.

עוד כתבות מעניינות: