יותר ויותר אנשים רוצים ללמוד בניית טופס מקוון וזאת בשל יתרונותיו הרבים של הטופס. אנו עושים שימוש בטפסים מקוונים ובחתימות ירוקות כמעט בכל תחום, החל מהבנק שלנו ועד למקום העבודה בו אנחנו צריכים לחתום בכל שנה על טופס 101, ואפילו במסגרת בית הספר או הגן כשאנחנו חותמים על טופס אישור לטיול. העולם הפך דיגיטלי, וכולם רוצים להתקדם יחד אתו כדי להקל על עצמם ועל הסובבים אותם.
מי צריך טופס מקוון?
לא מעט ארגונים ואנשים פרטיים זקוקים לשירותי בניית טופס מקוון או שהם לומדים כיצד לעשות זאת בעצמם. זה יכול להיות כל ארגון או אדם פרטי שזקוקים לחתימה של אנשים רבים, החל בהחתמה של הורים לקראת טיול שנתי בבית הספר ועד לחתימתו של העובד בארגון גדול לצורך מילוי טופס 101. אפשר לראות שטפסים מקוונים משמשים גם בתחום החוגים, העבודה, מילוי הפרטים במסגרות שונות ועוד.
יתרונות הטופס המקוון
ישנם לא מעט יתרונות של בניית טופס מקוון כאשר הראשון והבולט מכולם הוא הנוחות. כאשר בונים טופס מקוון מאפשרים לאנשים לחתום מכל מקום ובכל זמן, דרך הטלפון הנייד שגם ככה נמצא על כולם כל הזמן. היתרון השני הוא שמדובר על חתימה ירוקה שאינה מצריכה שימוש בנייר ומסייעת לשמור על הסביבה. עוד יתרון בולט הוא מניעה של טעויות – כולנו מכירים את זה שכשיש לנו הרבה מאוד מסמכים להתמודד עמם, יכולה לקרות פה ושם טעות רק בשל העומס. עם בניית טופס מקוון טעויות כאלו יכולות להימנע וגם ניתן לעקוב ולבצע בקרה אחר החתימות על המסמך. יתרון נוסף ואולי משמעותי במיוחד הוא דווקא בתחום הסדר והארגון. כאשר בוחרים באפשרות של בניית טופס מקוון למעשה בוחרים בקדמה וטכנולוגיה, מה הכוונה? במקום שהמשרד יהיה עמוס בניירת שלא לצורך, ממנה גם יהיה קשה למצוא בעת הצורך טופס אחד ויחיד, הטופס המקוון נשמר דיגיטלית ומאפשר חיפוש מהיר וקל בעת הצורך, תוך שימוש בגיבוי המאפשר גישה גם במקרה של תקלה.
ומה חשוב לדעת לפני שמתחילים?
רגע לפני שמבצעים בניית טופס מקוון רצוי לדעת שטפסים מקוונים הם אמנם דבר נוח ויעיל מאוד, אך הם גם צריכים להגן על הפרטיות של מי שעושה בהם שימוש. לכן, כל חתימה ירוקה שמתבצעת על גבי טופס או הכנסת פרטים אישיים ובכלל הנגישות לטופס צריכים להיות מבוקרים ומוגנים בתכנות המגן על הפרטיות. איך עושים זאת? נעזרים באנשי המקצוע המיומנים בתחום זה, וגם בפלטפורמות שונות ואמינות המבצעות בניית טופס מקוון על פי דרישה וצורך באופן מקצועי.
סדר וארגון הטפסים המקוונים
אמנם דיברנו על היתרונות בקצרה, אך יש שניים שכדאי להתעכב עליהם עוד קצת. כאשר אנו מבצעים בניית טופס מקוון אנו יכולים לבחור לקחת את המידע שהגיע לידינו ולהמיר אותו לתוך קובץ אקסל. בצורה כזו נוכל לראות את המידע באופן מאורגן ומסודר מבלי להתעסק בסידור הקבצים הדיגיטליים אחד אחד בעצמנו. למעשה, נוכל מיד לדעת מי ענה ומה, לקטלג אותם ולבצע סדר שיסייע לנו לקבל את התמונה השלמה. עוד יתרון בולט של חתימה ירוקה היא האפשרות להציג אותה מכל מקום ובכל זמן, כך שאם פתאום אנחנו נמצאים בטיול בחו"ל ואנחנו חייבים בו במקום להציג מסמך מסוים שנחתם דיגיטלית דרך מערכת בניית טופס מקוון נוכל לעשות זאת מהטלפון בו במקום.
